Cẩm Nang Vận Hành
Nextcloud JKI Hub & Chấm Công

Mở trình duyệt web (khuyên dùng Google Chrome, Microsoft Edge hoặc Safari) và truy cập địa chỉ bảo mật: https://cloud.jkioceanhub.com. Giao diện đăng nhập đã được chuẩn hóa với logo JKIOCEAN sắc nét và tông màu Navy chuyên nghiệp.

Nhập Tên người dùng (Username) hoặc Email công ty (ví dụ: hanna@jkiocean.com, kate@jkiocean.com, tan@jkiocean.com, alice@jkiocean.com) cùng mật khẩu khởi tạo được cấp bởi Quản trị viên.

Sau lần đăng nhập đầu tiên, hãy vào Avatar góc trên cùng bên phải -> Settings (Cài đặt) -> Security (Bảo mật) để đổi mật khẩu cá nhân mới. Hệ thống được trang bị cơ chế bảo toàn mật khẩu (Safe Seed): mật khẩu đã đổi sẽ được lưu trữ vĩnh viễn trong cơ sở dữ liệu và tự động đồng bộ sang Ứng dụng Chấm công.

Thanh điều hướng đỉnh trang cung cấp các ứng dụng làm việc chủ chốt: Files (Quản lý tệp), Photos (Thư viện hình ảnh), Talk (Trò chuyện & Gọi video), Deck (Bảng quản lý công việc Kanban) và Whiteboard (Bảng vẽ sơ đồ tư duy Excalidraw).

Tải bộ cài đặt chính thức cho hệ điều hành của bạn từ trang tải về Nextcloud (https://nextcloud.com/install/). Tiến hành cài đặt theo hướng dẫn mặc định trên Windows hoặc kéo vào Applications trên macOS.

Khởi chạy ứng dụng Nextcloud Desktop -> Chọn "Log in to your Nextcloud" (Đăng nhập vào Nextcloud) -> Nhập địa chỉ Server: https://cloud.jkioceanhub.com -> Bấm "Next".

Ứng dụng sẽ tự động mở cửa sổ trình duyệt đăng nhập của JKIOCEAN Hub. Hãy đăng nhập tài khoản của bạn và nhấp vào nút "Grant access" (Cấp quyền truy cập). Ứng dụng Desktop sẽ được kích hoạt ngay lập tức mà không cần nhập lại mật khẩu.

Tại màn hình "Set up local folder options", bạn BẮT BUỘC chọn tùy chọn: "Use virtual files instead of downloading content immediately" (Sử dụng tệp ảo thay vì tải về toàn bộ nội dung).

Mở App Store (iPhone/iPad) hoặc Google Play Store (Android) và tìm tải 2 ứng dụng chính thức:

Mở ứng dụng Nextcloud trên điện thoại -> Vào Settings -> Chọn "Auto upload" -> Chọn thư mục ảnh máy ảnh (Camera) -> Chọn thư mục đích trên Cloud (ví dụ: 01_Departments/Marketing/03_Media-Production). Khi bạn chụp ảnh sản phẩm mới hoặc tư liệu salon, ảnh sẽ tự động tải lên Cloud.

Trong giao diện Nextcloud Files, nhấp trực tiếp vào bất kỳ file tài liệu văn phòng nào (ví dụ: 20261019_MKT_Workflow-Video-AI.docx hoặc 20261007_MKT_Bang-Tien-Do-Va-Commission-2026.xlsx). Tài liệu sẽ mở ngay lập tức trong tab trình duyệt với đầy đủ thanh công cụ ribbon quen thuộc.

Khi nhiều đồng nghiệp cùng mở một bảng tính hoặc văn bản, hệ thống hỗ trợ 2 chế độ biên tập:

Nhấp vào menu "File" trong ONLYOFFICE -> Chọn "Version History" (Lịch sử phiên bản). Hệ thống hiển thị danh sách tất cả các lần chỉnh sửa theo ngày giờ và tên người thực hiện. Bạn có thể xem lại chính xác ai đã sửa đổi nội dung gì và bấm nút "Restore" để khôi phục lại phiên bản cũ.

Tại bất kỳ thư mục nào có quyền ghi, bấm vào biểu tượng dấu cộng "+" ở đầu trang -> Chọn "New Document", "New Spreadsheet" hoặc "New Presentation" -> Đặt tên tệp theo quy chuẩn YYYYMMDD_[PREFIX]_[Description].[ext] để bắt đầu soạn thảo.

Nhấp vào biểu tượng hội thoại "Talk" trên thanh điều hướng đỉnh trang (hoặc mở ứng dụng Nextcloud Talk trên điện thoại). Giao diện hiển thị danh sách các phòng trò chuyện cá nhân và nhóm làm việc.

Sử dụng thanh tìm kiếm để tìm đồng nghiệp theo tên hoặc email (ví dụ: Johnny Tran, Alice Nguyen, Hanna, Tan Ho, Kate, Hiep, Minh, Viet Anh, Tuyet) để bắt đầu nhắn tin 1-1. Để tạo phòng nhóm, nhấp vào biểu tượng dấu cộng "+" -> Đặt tên nhóm (ví dụ: "Dự Án Video AI T&T Supply") -> Thêm thành viên.

Bấm nút "Start call" (Bắt đầu cuộc gọi). Nhờ máy chủ Coturn STUN/TURN tại cloud.jkioceanhub.com:3478, tín hiệu âm thanh và hình ảnh được thiết lập mượt mà không bị nghẽn mạng.

Trong cài đặt phòng trò chuyện, bật tùy chọn "Allow guests to join via link" (Cho phép khách tham gia qua liên kết) -> Đặt mật khẩu bảo vệ phòng họp -> Sao chép đường dẫn gửi cho khách hàng salon nails hoặc đối tác tại Mỹ. Khách chỉ cần mở link trên trình duyệt là tham gia họp ngay mà không cần cài app hay đăng ký tài khoản.

Vào mục "All files" trên Nextcloud -> Truy cập thư mục có dấu sao ⭐ "Google Drive JKIOCEAN". Tại đây bạn sẽ thấy hai phân vùng chuẩn hóa: "00_Shared" (tài nguyên dùng chung) và "01_Departments" (thư mục phòng ban chuyên trách).

Sử dụng thanh tìm kiếm ở đầu trang để tìm nhanh bất kỳ tài liệu nào theo tên tệp hoặc định dạng. Nhờ bộ chỉ mục Nextcloud kết hợp với quy chuẩn đặt tên YYYYMMDD_[PREFIX], bạn có thể tìm thấy file cần thiết chỉ trong 1 giây.

Hệ thống đã kích hoạt đầy đủ tính năng chia sẻ tệp công khai (Public Link Sharing) chuẩn như Google Drive:

Hệ thống cấu hình giới hạn tải lên (PHP_UPLOAD_LIMIT) lên tới 16GB. Bạn có thể kéo thả trực tiếp các video thành phẩm 4K, tệp lưu trữ RAW (.zip) hoặc bộ ảnh chụp máy ảnh vào giao diện web mà không gặp lỗi gián đoạn.

Nhấp vào biểu tượng "Deck" trên thanh menu chính. Chọn bảng công việc của phòng ban bạn (ví dụ: bảng "TIẾN ĐỘ VIDEO AI JKIOCEAN" của Marketing hoặc bảng "KẾ HOẠCH BÁN HÀNG" của Sales).

Nhấp vào dấu "+" trong cột "Todo" (Cần làm) để tạo thẻ công việc mới. Điền tiêu đề nhiệm vụ, thêm mô tả chi tiết, gán nhãn phân loại (Tag), thiết lập hạn chót (Due date) và chỉ định người chịu trách nhiệm.

Khi bắt đầu thực hiện, kéo thẻ sang các cột tương ứng để cập nhật tiến độ:

Nhấp vào biểu tượng "Whiteboard" trên menu chính hoặc tạo tệp bảng vẽ mới trong Files (.whiteboard). Bạn có thể vẽ tự do, tạo sơ đồ khối, vẽ luồng phân cảnh video (Storyboard) và cùng đồng nghiệp chỉnh sửa trực tiếp trên cùng một bảng vẽ.

Khi đăng nhập vào Nextcloud, hệ thống tự động lọc danh sách thư mục theo nhóm quyền của tài khoản của bạn:

Nhân sự chỉ lưu trữ và xử lý các tệp tin trong đúng thư mục phòng ban của mình. Tuyệt đối không sao chép dữ liệu mật ra bên ngoài hoặc lưu trữ dữ liệu cá nhân không phục vụ công việc lên Cloud công ty.

Khi cần bàn giao tài liệu giữa các phòng ban (ví dụ: Marketing chuyển giao bộ ảnh khuyến mãi và video hoàn thiện cho Sales):

Khi có sự thay đổi về nhân sự hoặc kiêm nhiệm vị trí (ví dụ chuyên viên phụ trách đồng thời Marketing và Sales), Trưởng bộ phận sẽ gửi đề xuất qua email support@jkiocean.com để Quản trị viên IT cấu hình bổ sung nhóm quyền trong hệ thống.

Viết liền 8 chữ số đại diện cho Năm - Tháng - Ngày ban hành hoặc tạo tệp. Ví dụ: Ngày 19 tháng 10 năm 2026 sẽ viết là 20261019. Định dạng này giúp mọi hệ điều hành luôn sắp xếp file theo đúng trình tự thời gian từ mới nhất đến cũ nhất.

Thêm dấu gạch dưới "_" và điền mã tiền tố viết hoa đại diện cho phòng ban hoặc mục đích sử dụng của tài liệu:

Thêm dấu gạch dưới "_" và viết phần mô tả ngắn gọn, súc tích về nội dung tệp. BẮT BUỘC viết tiếng Việt KHÔNG DẤU hoặc TIẾNG ANH, các từ nối với nhau bằng dấu gạch ngang "-".

Giữ nguyên đuôi định dạng chuẩn của phần mềm tạo tệp (.docx, .xlsx, .pptx, .pdf, .mp4, .png, .zip).

Mở trình duyệt web và truy cập liên kết chính thức https://attendance.jkioceanhub.com. Nhập Email công ty (ví dụ: johnny@jkiocean.com) hoặc Mã nhân viên (ví dụ: JKI001, JKI01, JKI02...) cùng mật khẩu đã được cấp.

Tại thanh điều hướng (Navbar) trên cùng bên phải, nhấp vào biểu tượng Quả địa cầu để chọn múi giờ hiển thị mong muốn: "Vietnam (GMT+7)" cho nhân sự tại Việt Nam hoặc "US Central - Houston Hub (CST/CDT)" cho ban quản trị tại Houston.

Trang Dashboard hiển thị đồng hồ thời gian thực (Real-time Clock), thẻ hành động Check-in/Check-out nổi bật, bảng tóm tắt hiệu suất tháng (Tổng giờ thực tế, số ngày công) và danh sách các ca làm việc trong ngày hôm nay.

Truy cập vào trang chủ Dashboard (/dashboard). Quan sát khung Real-time Clock để đảm bảo đồng hồ đang hiển thị đúng múi giờ và ngày làm việc của bạn.

Nhấp vào nút bấm màu xanh nổi bật "START WORK (CLOCK-IN)". Nút bấm sẽ chuyển sang trạng thái xử lý "Clocking in..." trong tích tắc và tạo mới một bản ghi điểm danh trong cơ sở dữ liệu.

Sau khi Check-in thành công, giao diện sẽ chuyển sang thẻ màu xanh dương với chấm đèn xanh lá nhấp nháy báo hiệu "CURRENTLY CLOCKED IN - Shift in progress", kèm thời gian bắt đầu ca chính xác đến từng phút.

Khi đã hoàn thành thời gian làm việc của ca, truy cập Dashboard và bấm nút màu đỏ nổi bật "CLOCK OUT & SUBMIT REPORT (CHECK-OUT)".

Tại cửa sổ CheckoutModal xuất hiện trên màn hình, nhập tóm tắt danh sách các đầu việc bạn đã thực hiện trong ca vào ô văn bản lớn. Nội dung cần rõ ràng, súc tích (ví dụ: hoàn thành 3 banner Facebook, xử lý 12 đơn hàng Nail Supply, trực hỗ trợ khách hàng ca tối...).

Bấm nút "Confirm Clock-Out". Hệ thống sẽ khóa mốc thời gian kết thúc ca, tính toán tổng số phút (grossMinutes), số giờ làm thực tế (netHours), lưu lại báo cáo công việc và chuyển trạng thái ca sang COMPLETED.

Sau khi chốt ca, bản ghi điểm danh sẽ xuất hiện ngay lập tức tại mục "Today's Attendance Logs" phía dưới Dashboard với đầy đủ thông tin: Giờ vào, Giờ ra, Số giờ thực tế và nội dung báo cáo.

Tìm hộp chọn Múi giờ có biểu tượng Quả địa cầu trên thanh Navbar. Lựa chọn một trong các múi giờ được hỗ trợ: 🇻🇳 Vietnam (GMT+7), 🇺🇸 US Houston (CT), 🇺🇸 US New York (ET), hoặc 🇺🇸 US Pacific (PT).

Ngay khi bạn chọn múi giờ khác, toàn bộ các bảng hiển thị thời gian, đồng hồ đếm, giờ Check-in và Check-out trên trang Dashboard, My Timesheet và Admin sẽ tự động quy đổi tức thì mà không cần tải lại trang.

Đối với ca tối (bắt đầu từ 20:30 tối hôm nay đến 02:30 sáng hôm sau): Toàn bộ các thao tác check-out diễn ra từ 00:00 đến 07:00 sáng theo giờ Việt Nam sẽ được hàm `getVNWorkDateString()` tự động gán về ngày làm việc (workDate) của ngày hôm trước.

Nhấp vào mục "My Timesheet" trên thanh điều hướng Navbar hoặc truy cập đường dẫn https://attendance.jkioceanhub.com/dashboard/my-timesheet.

Tại ô "Select Month" phía trên bên phải, chọn tháng và năm bạn muốn kiểm tra (mặc định là tháng hiện tại). Dữ liệu sẽ tự động được tải về trong giây lát.

Quan sát thẻ "Total Actual Hours" (Tổng số giờ làm việc thực tế tích lũy trong tháng) và thẻ "Work Days" (Số ngày làm việc đã nộp báo cáo hoàn tất). Đây là cơ sở dữ liệu gốc để HR tính lương hàng tháng.

Bảng chi tiết liệt kê đầy đủ: Ngày làm việc (workDate), Thứ trong tuần (Mon - Sun), Giờ Check-in (Time In), Giờ Check-out (Time Out), Tổng giờ thực tế (Actual Hours), Trạng thái (Completed / In Progress) và Nội dung báo cáo công việc (Tasks Report).

Nếu muốn bổ sung thêm các đầu việc đã làm trong ngày mà lúc check-out chưa kịp ghi, bạn hãy nhấp vào nút "Edit" tại dòng tương ứng, cập nhật lại nội dung trong cửa sổ Edit Task Report và bấm "Update Report".

Nhấp vào nút "Change Password" (hoặc biểu tượng Chìa khóa) tại góc phải thanh Navbar.

Điền mật khẩu bạn đang sử dụng vào ô "Current Password". Sau đó, nhập mật khẩu mới vào ô "New Password" và xác nhận lại một lần nữa tại ô "Confirm New Password".

Bấm nút "Update Password". Hệ thống sẽ xác thực mật khẩu cũ, cập nhật mật khẩu mới trong cơ sở dữ liệu PostgreSQL và kích hoạt file `nextcloud-sync.ts` để đồng bộ sang tài khoản Nextcloud của bạn.

Nếu làm việc trên máy tính công cộng hoặc thiết bị chia sẻ tại văn phòng, bạn hãy nhấp vào biểu tượng Đăng xuất (LogOut) trên thanh Navbar để kết thúc phiên làm việc an toàn.

Đăng nhập bằng tài khoản có quyền ADMIN hoặc HR_MANAGER. Trên thanh Navbar sẽ xuất hiện thêm menu "Attendance Management", nhấp vào để truy cập trang `/dashboard/admin`.

Giao diện hiển thị bảng ma trận của toàn bộ nhân viên trong tháng được chọn. Mỗi ô ngày thể hiện số giờ làm việc thực tế được đóng khung màu xanh. Các ngày Thứ Bảy và Chủ Nhật được tô nền màu xám nhạt để dễ phân biệt.

Nhấp chuột vào bất kỳ ô ngày nào của nhân viên để mở hộp thoại chi tiết (Detail Modal). Tại đây, HR có thể xem giờ vào, giờ ra, đọc toàn bộ nội dung báo cáo công việc của nhân viên trong ngày đó.

Chuyển sang Tab "Employee Management" để quản lý danh sách nhân sự toàn công ty. Quản trị viên có thể bấm "Add Employee" để tạo mới tài khoản nhân viên. Hệ thống sẽ tự động gán phòng ban và gọi hàm `syncCreateUserToNextcloud` để tạo luôn tài khoản trên Nextcloud Hub.

Tại góc phải của thanh công cụ, bấm nút màu xanh lá "Export Excel Report". Hệ thống sẽ kết xuất file Excel chứa đầy đủ các chỉ số: Mã NV, Họ tên, Phòng ban, Giờ làm việc chi tiết từng ngày, Tổng giờ làm thực tế, Tổng ca hoàn thành và Số phút đi muộn để phòng Kế toán thực hiện tính lương.

Nếu cuối ca làm việc bạn quên bấm Check-out và rời khỏi bàn làm việc: Sau 12 tiếng kể từ lúc Check-in, hệ thống sẽ tự động chuyển trạng thái ca sang "MISSING_CHECKOUT" để cảnh báo.

Khi vào ca trễ vì lý do chính đáng (sức khỏe, kẹt việc gia đình, sự cố thiết bị máy tính): Bạn vẫn chủ động bấm "START WORK (CLOCK-IN)" bình thường ngay khi bắt đầu làm việc.

Khi có yêu cầu từ cấp quản lý ở lại làm thêm sau ca tối chuẩn (sau 02:30 sáng) hoặc hỗ trợ công việc vào ban ngày (Morning Shift): Bạn chỉ cần giữ ca đang chạy hoặc bấm Check-in ca ngày mới.

Trường hợp mất điện hoặc mất internet đúng thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc ca: Hãy sử dụng điện thoại thông minh kết nối dữ liệu di động (4G/5G) truy cập https://attendance.jkioceanhub.com để bấm Check-in/Check-out.